Centrum pomocy

W module Zlecenia kliknij Wczytaj z pliku i wskaż dokument: PDF, skan, zdjęcie lub plik tekstowy. Program odczyta kontrahenta, adresy załadunku i rozładunku, daty, wagę, wartość i termin płatności, po czym pokaże formularz do zatwierdzenia. Każde pole możesz poprawić przed zapisaniem.

Przy tworzeniu zlecenia dodaj kolejne punkty przyciskiem dodawania przystanku i oznacz każdy jako załadunek lub rozładunek. Punkty ustawiasz w kolejności realizacji, a program wyznaczy trasę przez wszystkie.

Etap to część przejazdu realizowana przez jedno auto. Jeśli ładunek jest przeładowywany w trasie, drugi etap dostaje własny pojazd i kierowcę. Do każdego etapu przypisujesz auto osobno, w nagłówku etapu.

Trasa kołowa to przejazd wracający do punktu wyjścia. Zaznacz tę opcję przy zleceniu, a program potraktuje ostatni punkt jako powrót i policzy kilometry dla całej pętli.

Faktura odblokowuje się po potwierdzeniu rozładunku, żeby nie fakturować niezrealizowanych przejazdów. Potwierdź rozładunek przy ostatnim punkcie zlecenia.

Ustawienia, zakładka Ustawienia maili. Podajesz dane serwera SMTP swojej skrzynki firmowej, żeby faktury i zlecenia wychodziły z Twojego adresu, a nie z obcego serwera. Konfigurację ustawiasz osobno dla każdej firmy, bo każda wysyła z własnego adresu.

home.pl: host smtp.home.pl, port 465, połączenie SSL zaznaczone. Gmail i Google Workspace: smtp.gmail.com, port 465, SSL zaznaczone, a jako hasło hasło aplikacji wygenerowane w koncie Google, nie zwykłe hasło. Microsoft 365 i Outlook: smtp.office365.com, port 587, SSL odznaczone. OVH: ssl0.ovh.net, port 465, SSL zaznaczone. Nazwa.pl: smtp.nazwa.pl, port 465, SSL zaznaczone.

Pełny adres e-mail skrzynki, na przykład biuro@twojafirma.pl, a nie samą nazwę użytkownika. Hasło to hasło do skrzynki pocztowej, nie do panelu hostingu. Hasło jest szyfrowane przed zapisaniem i nie da się go później odczytać.

Przy porcie 465 zaznacz połączenie SSL. Przy 587 zostaw odznaczone, wtedy używane jest STARTTLS. Jeśli jeden nie działa, spróbuj drugiego, bo dostawcy różnie to konfigurują.

Najczęstsze przyczyny: hasło do panelu zamiast hasła do skrzynki, sam login zamiast pełnego adresu e-mail, zaznaczone SSL przy porcie 587 albo odznaczone przy 465, oraz brak hasła aplikacji przy Gmailu z weryfikacją dwuetapową. Sprawdź też, czy dostawca nie blokuje wysyłki z zewnętrznych aplikacji.

Adresy wpisane w tym polu dostają kopię każdej wysyłanej faktury. Przydaje się, żeby księgowość miała komplet dokumentów bez dopisywania jej ręcznie przy każdej wysyłce.

Wejdź w Ustawienia, zakładka Integracja KSeF. Wybierz firmę i środowisko, wklej token wygenerowany w portalu Ministerstwa Finansów dla danego NIP-u i kliknij test połączenia. Każda firma w koncie ma osobny token.

Na środowisku testowym faktury nie mają skutków podatkowych, służy do sprawdzenia konfiguracji. Produkcyjne wystawia dokumenty obowiązujące prawnie. Środowisko wybierasz przy tokenie w ustawieniach.

Z kraju nabywcy zapisanego przy kontrahencie. Polski nabywca dostaje stawkę krajową, unijny odwrotne obciążenie wewnątrzunijne, spoza Unii usługę niepodlegającą polskiemu VAT. Kraj rozpoznajemy z prefiksu numeru VAT, ale możesz go zmienić ręcznie przy kontrahencie.

W menu akcji przy fakturze wybierz Edytuj fakturę. Edycja jest możliwa dopóki dokument nie został wysłany mailem ani do KSeF. Po wysyłce jedyną drogą jest faktura korygująca.

Numer jest polem w formularzu, zarówno przy wystawianiu, jak i przy edycji. Przy nowej fakturze program podpowiada najniższy wolny numer w miesiącu, więc po usunięciu dokumentu numeracja nie zostawia dziury.

W menu akcji przy fakturze wybierz Wystaw korektę, podaj poprawne kwoty i przyczynę. Program pokaże różnice wobec dokumentu pierwotnego i pozwoli wysłać korektę do KSeF z odwołaniem do numeru faktury korygowanej.

Z tabeli Narodowego Banku Polskiego, z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży, zgodnie z ustawą o VAT. Kurs widać na fakturze wraz z datą tabeli.

Kraj decyduje o sposobie zapisu nabywcy w pliku wysyłanym do KSeF oraz o podpowiadanej stawce VAT. Polska firma jest zapisywana z numerem NIP, unijna z numerem VAT-UE, a spoza Unii z kodem kraju i numerem identyfikacyjnym.

Wejdź w kontrahenta, kliknij Edytuj i popraw pole Kraj wpisując dwuliterowy kod, na przykład DE albo GB. Ręczne ustawienie ma pierwszeństwo i nie zostanie nadpisane.

Tak. Dla nabywcy spoza Unii bez numeru identyfikacyjnego faktura zostanie wysłana do KSeF z oznaczeniem braku identyfikatora.

W module Koszty przy dodawaniu wpisu wybierz pojazd z listy. Koszt wejdzie do zestawienia tego auta i do rentowności zleceń, które realizowało.

Daty przeglądów, ubezpieczeń i dokumentów kierowców oznaczane są kolorami: zielony gdy termin odległy, pomarańczowy gdy zbliża się koniec ważności, czerwony po jego upływie.

W module Koszty użyj wczytywania z pliku i wskaż fakturę od dostawcy. Program odczyta wystawcę, kwotę, datę i pozwoli przypisać koszt do pojazdu i kategorii. Faktury zakupowe możesz też pobrać bezpośrednio z KSeF.

W Ustawieniach, w sekcji użytkowników, dodaj adres e-mail pracownika i wybierz zakres uprawnień. Na podany adres trafi zaproszenie z linkiem do ustawienia hasła.

Firmy dodajesz w Ustawieniach. Każda ma własne dane na dokumentach, własną numerację faktur i zleceń oraz osobny token KSeF. Aktywną firmę przełączasz w lewym panelu. Funkcja dostępna w pakiecie Enterprise.

Zestawienia z modułów eksportujesz do arkusza w dowolnym momencie. Jeśli potrzebujesz pełnego eksportu całego konta, napisz do nas, przygotujemy go bez dodatkowych opłat.

Konto pozostaje dostępne, ale funkcje zapisu zostają ograniczone do czasu opłacenia abonamentu. Dane nie znikają i możesz je wyeksportować.